*Auditoria é em um exame cuidadoso, sistemático e independente das atividades desenvolvidas em determinada empresa ou setor, neste caso na esfera condominial, cujo objetivo é averiguar se elas estão de acordo com as disposições planejadas e/ou estabelecidas previamente, se foram implementadas com eficácia e se estão adequadas (em conformidade) à consecução dos objetivos
Nesta matéria ressalto a importância de dar transparência aos atos pertinentes a responsabilidades da figura do síndico, que cada vez mais exige o PROFISSIONALISMO, afastando o tradicional e ultrapassado, bem como “viciado” modo amador de se manter e administrar um condomínio que, por vezes, tem receitas maiores do que uma empresa, posto que o cenário do amadorismo está em fase de extinção, principalmente dos síndicos que exercem a sindicância muitas vezes por um insignificante valor de isenção de pagamento de cota condominial e sem qualquer representação atrativa de remuneração, sendo, com o perdão da palavra, risível o que se exige de um síndico pelo valor de sua isenção, a qual, muitas vezes, sequer chega ao valor correspondente a 1 (um) salário mínimo.
O Advogado Anderson Machado Diretor Jurídico da Assosíndicos, especializado na área Condominial ressalta que, existe diversas formas de auditoria, todavia a mais importante para os Condomínios de uma maneira geral na sua opinião é a Auditoria especializada nas revisões de prestação de contas condominiais, ou seja a Auditoria Preventivas. Estas revisões podem ser realizadas de forma preventiva e permite aos condôminos a avaliação da eficiência e eficácia da gestão administrativa dos condomínios, proporcionando maior transparência e segurança no condomínio.
Sem dúvida alguma a contratação de uma auditoria especializada é um importante investimento para um condomínio, para revisar todas as suas contas e profissionalizar seu gerenciamento financeiro. Dentre as principais vantagens posso destacar:
Segurança para o síndico em respaldar sua prestação de contas em um relatório de uma auditoria; confiabilidade e eficácia nas informações e relatórios de prestação de contas por condôminos; avaliação do sistema de controles internos administrativos, visando a minimização de riscos financeiros e tributários diversos; avaliação do gerenciamento administrativo e contábil do condomínio, principalmente em casos de terceirização; aprimoramento das informações gerenciais a serem oferecidas aos condôminos; apuração e resgate de valores eventualmente desviados do condomínio.
Quase que diariamente chegam informações em nosso Departamento Jurídico, sobre denúncias de irregularidades nos mais diversos aspectos nos condomínios que enfrentam graves problemas ligados a apropriação indébita de recursos financeiros, falta de registro de operações, falta de cumprimento de obrigações acessórias, fraudes generalizadas, dentre outros problemas da ordem financeira e administrativa.
Diante disso, destaco alguns dos serviços pertinentes a auditoria que deverão ser especificados no ato da contratação desse tipo de prestação de serviço: A) Conferir os registros das receitas e despesas do demonstrativo financeiro de prestação de contas (razão mensal), com os documentos comprobatórios; B) Conferir as retenções, os recolhimentos e os registros dos tributos e contribuições ocorridos sobre os pagamentos efetuados às pessoas físicas e jurídicas; C) Conferir os saldos das contas bancárias mantidas pelo Condomínio, com os respectivos extratos disponibilizados; D) Comparar esses extratos com os valores registrados no demonstrativo financeiro das prestações de contas; E) Analisar o cenário da inadimplência; F) Verificar a regularidade fiscal do Condomínio, junto aos órgãos, através de consulta (internet) das certidões; G) Acompanhar se as recomendações foram aceitas e as regularizações efetuadas.
Deve ainda o Auditor, elaborar e fornecer relatório de auditoria inerente à aprovação na prestação de contas, bem como auditar com eficácia as informações relatadas (confronto numérico e documental), avaliar o sistema de controles internos administrativos, os quais geralmente visam a eliminação de riscos financeiros, incluídos os tributários e ainda a avaliação do gerenciamento administrativo e contábil do condomínio, principalmente em casos de terceirização, dentre outros.
Não são somente os aspectos contábeis que devem ser auditados, mas também os aspectos JURÍDICOS merecem e precisam ser levados em consideração numa auditoria, com destaque às obras, ajustes de contratos (renegociações periódicas recomendáveis), atos e atitudes que devem ter amparo legal, sob consequência de, na inobservância, responder quem agiu em desconformidade com as consequências correlatas.
Feitas as auditorias contábil e jurídica, recomenda-se que seja mantida ao menos uma comissão de auditoria composta por membros capacitados, sem prejuízo de averiguações periódicas PREVENTIVAS, não representando alto custo aos condôminos, vez que os benefícios advindos dessa cautela levarão ao condomínio maior segurança quanto a números e atos apresentados, antes mesmo de uma “prestação de contas” periódica, eliminando contingências com a consequente mitigação de riscos e deixando a administração (síndico e conselheiros) em situação muito mais confortável frente às contas a serem prestadas e demais problemas existentes numa administração condominial.
Enfim, diante das responsabilidades do Síndico sejam estas na esfera cível, criminal, tributária, previdenciária, dentre outras é importante que todos os atos da sua gestão sejam devidamente auditados, a fim de dar maior transparência e credibilidade na sua gestão, através de uma auditoria PREVENTIVA, devendo todos os documentos serem examinados em suas autenticidades, credibilidade com confrontação à média de mercado praticadas em termos de preços, bem como a forma de cotação empregada para a obtenção daquilo que fora aprovado, pois segue aquele famoso ditado “ Antes prevenir do que remediar”, claro a fim de evitar desgastes e futuras demandas judiciais.
*Por Anderson Machado - Diretor Jurídico da ASSOSÍNDICOS-DF.
