A exigência de guarda de documentos contábeis (recibos, notas fiscais), trabalhistas, previdenciários e tributários dos condomínios é prevista na legislação. Não se trata somente de arquivamento para prestação de contas aos condôminos, mas também dos efeitos legais previstos nas respectivas legislações.
Desde a vigência da Lei 10.833/2003 aumentou o leque de documentos que deverão ser
obrigatoriamente arquivados pelos condomínios, tendo em vista a obrigatoriedade de retenções e recolhimentos tributários nos pagamentos efetuados por serviços prestados, conforme artigo 30 da referida Lei.
Devem ser guardados, durante 5 anos, todas as DARFs de recolhimento de tributos sobre a prestação de serviços realizadas por terceiros, como COFINS,CSLL e PIS (veja tabela abaixo). O arquivo das guias é obrigatório, sob pena de sanções por parte da Receita Federal, numa possível fiscalização.
DOCUMENTOS | PRAZO DE GUARDA |
DARF Retenções (PIS/COFINS/IRF/CSLL) | 05 anos |
DARF PIS/Folha | 10 anos |
DIRF | 05 anos |
Exames Médicos (Admissão, Demissão e Periódico) | 20 anos |
GFIP (FGTS – RE / GR) | 35 anos |
Folha de Pagamento | 35 anos |
Folha de Ponto | 05 anos |
Formulário CAGED | 10 anos |
GR Contribuição Sindical / Assistencial | 05 anos |
GPS | 05 anos |
Holerites / Recibos de Pagamentos | 05 anos |
Laudo PPRA | 20 anos |
Livro de Inspeção do Trabalho | Permanente |
Processos Trabalhistas | Permanente |
Prontuários de Funcionários | Permanente |
RAIS | Indeterminado |
Recibo de Vale Refeição | 06 anos |
Recibo de Vale Transporte | 06 anos |
Dossiê (Convenção / Especificação) | Permanente |
Extratos Bancários | 06 anos |
Livros de Atas de Assembléia | Permanente |
Orçamentos / Contratos de Obras | Até o final da garantia |
Pastas de Prestação de Contas | 10 anos |
Plantas do Condomínio | Permanente |
Desde a vigência da Lei 10.833/2003 aumentou o leque de documentos que deverão ser
obrigatoriamente arquivados pelos condomínios, tendo em vista a obrigatoriedade de retenções e recolhimentos tributários nos pagamentos efetuados por serviços prestados, conforme artigo 30 da referida Lei.
Devem ser guardados, durante 5 anos, todas as DARFs de recolhimento de tributos sobre a prestação de serviços realizadas por terceiros, como COFINS,CSLL e PIS (veja tabela abaixo). O arquivo das guias é obrigatório, sob pena de sanções por parte da Receita Federal, numa possível fiscalização.
Fonte: Redação.
